Veilige Mail versturen vanuit de WebApp

Gewijzigd op Ma, 3 Aug om 9:11 AM

Met een Veilige Mail verstuurt u een beveiligd e-mailbericht vanuit de SecuDoc WebApp. De inhoud van het bericht en eventuele bijlagen worden via een beveiligde SecuDoc-omgeving beschikbaar gesteld aan de ontvanger.

Een Veilige Mail is geschikt voor het versturen van vertrouwelijke informatie die u niet als gewone e-mail wilt verzenden. De ontvanger heeft hiervoor geen eigen SecuDoc-account nodig.

Goed om te weten: welke functies en instellingen voor u beschikbaar zijn, hangt af van uw abonnement, gebruikersrechten en de inrichting van uw organisatie.

Een nieuwe Veilige Mail aanmaken

Ga in de SecuDoc WebApp naar het dashboard en kies Nieuwe Veilige Mail.

Onderwerp invoeren

Vul een herkenbaar onderwerp in. Het onderwerp wordt:

weergegeven in de notificatie-e-mail aan de ontvanger;
getoond in uw overzicht van verzendingen;
opgenomen in de audit trail van de Veilige Mail.

Gebruik geen gevoelige persoonsgegevens in het onderwerp. Het onderwerp kan buiten de beveiligde omgeving zichtbaar zijn.

Verzendprofiel kiezen

Beschikt uw organisatie over meerdere verzendprofielen? Dan kunt u bij Verzenden als kiezen namens welk profiel u de Veilige Mail verstuurt. Een verzendprofiel kan bijvoorbeeld een eigen afzendernaam, handelsnaam of huisstijl hebben. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer meerdere verzendprofielen voor u beschikbaar zijn.

Een geadresseerde Veilige Mail of link aanmaken

U kunt een Veilige Mail op twee manieren beschikbaar stellen.

Optie	Toelichting
Geadresseerd	U voegt vooraf één of meerdere ontvangers toe. Iedere ontvanger ontvangt een notificatie-e-mail met een beveiligde link.
Link genereren	SecuDoc maakt een beveiligde link aan die u zelf via een ander kanaal kunt delen, bijvoorbeeld in een e-mail of op uw website.

Voor reguliere verzendingen gebruikt u doorgaans Geadresseerd.

Ontvangers toevoegen

Voer de naam en het e-mailadres van de ontvanger in en klik op Toevoegen. U kunt meerdere ontvangers toevoegen. Eerder opgeslagen contactpersonen kunnen automatisch als suggestie verschijnen. U kunt ook op Kies uit adresboek klikken om één of meerdere bestaande contactpersonen te selecteren.

Controleer de e-mailadressen zorgvuldig voordat u de Veilige Mail verstuurt. Een verkeerd ingevoerd adres kan ertoe leiden dat de notificatie én de veilige mail bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Verborgen ontvangers toevoegen

Schakel Extra verborgen ontvangers in wanneer u personen aan de verzending wilt toevoegen zonder dat zij voor de andere ontvangers zichtbaar zijn. Deze functie is vergelijkbaar met het gebruik van BCC in een gewone e-mail, met het verschil dat zij ook eventuele reacties in de Veilig Mailen conversatie kunnen lezen zonder medeweten van de externe beantwoorder. Gebruik verborgen ontvangers alleen wanneer zij toegang mogen hebben tot de volledige beveiligde inhoud en eventuele bijlagen.

Type bericht kiezen

Kies hoe de ontvanger op de Veilige Mail kan reageren.

Type bericht	Toelichting
Enkel bericht (alleen-lezen)	De ontvanger kan het bericht en eventuele bijlagen openen, maar niet via SecuDoc reageren.
Conversatie	De ontvanger kan vanuit de beveiligde omgeving reageren. Hierdoor ontstaat een beveiligde berichtenwisseling.

Kies Enkel bericht wanneer u alleen informatie wilt verstrekken. Kies Conversatie wanneer u een reactie of verdere uitwisseling verwacht.

Het beveiligde bericht schrijven

Schrijf de inhoud van de Veilige Mail in het tekstveld Inhoud (versleuteld). De inhoud van dit veld wordt niet volledig in de gewone notificatie-e-mail opgenomen, maar is beschikbaar in de beveiligde SecuDoc-omgeving. U kunt de beschikbare opmaakopties gebruiken, zoals:

vetgedrukte of cursieve tekst;
koppen;
opsommingen;
links;
afbeeldingen;
basisemoticons;
eenvoudige tabellen.

Plaats vertrouwelijke informatie in dit beveiligde tekstveld en niet in het onderwerp.

Bijlagen toevoegen

U kunt optioneel één of meerdere bestanden aan de Veilige Mail toevoegen.

Dit kan doorgaans op twee manieren:

sleep bestanden naar het uploadvak;
klik op Bladeren en selecteer de gewenste bestanden.

Het uploaden begint direct nadat u de bestanden heeft geselecteerd. Wacht totdat alle bestanden volledig zijn geüpload voordat u de Veilige Mail verzendt.

De maximale bestandsgrootte en beschikbare opslagruimte hangen af van uw abonnement en organisatie-instellingen.

Beveiliging en geldigheidsduur instellen

Open Geavanceerde opties om aanvullende instellingen voor de Veilige Mail te kiezen. Welke opties worden weergegeven, hangt af van uw account.

Instelling	Toelichting
Verzenddatum	Verstuur de Veilige Mail direct of plan deze voor een later moment.
Geldig tot	Bepaal tot wanneer de ontvanger toegang heeft tot het beveiligde bericht.
Tweestapsverificatie	Laat de ontvanger zich aanvullend verifiëren voordat het bericht kan worden geopend.
Handtekening voor ontvangst	Vraag de ontvanger om de ontvangst van de Veilige Mail te bevestigen door het zetten van een handtekening, pas daarna wordt het beveiligde bericht weergegeven.
Notificatie bij gelezen	Ontvang een melding wanneer de ontvanger het beveiligde bericht heeft gelezen.
Herinneringen	Stuur automatisch een herinnering wanneer de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

Tweestapsverificatie

Afhankelijk van uw abonnement en organisatie-instellingen kan de ontvanger zich bijvoorbeeld verifiëren met:

een code per e-mail;
een code per sms;
een sms-code met terugval op e-mail;
een vooraf afgesproken wachtwoord.

Kies een verificatiemethode die past bij de gevoeligheid van de informatie. Deel een afgesproken wachtwoord altijd via een ander communicatiekanaal.

Geldigheidsduur

Met Geldig tot bepaalt u hoe lang het beveiligde bericht beschikbaar blijft. Na het verstrijken van deze periode kan de ontvanger de Veilige Mail niet meer openen, tenzij de geldigheidsduur wordt verlengd.

Handtekening voor ontvangst

Schakel Handtekening voor ontvangst in wanneer u de ontvanger expliciet wilt laten bevestigen dat het bericht is ontvangen. Deze ontvangstbevestiging wordt vastgelegd bij de gebeurtenissen van de verzending. Het is geen digitale ondertekening van de inhoud van een document. Pas na het zetten van deze handtekening wordt het beveiligde bericht voor de ontvanger weergegeven.

De Veilige Mail opslaan of verzenden

Controleer voordat u verzendt:

het onderwerp;
de inhoud van het bericht;
de e-mailadressen van de ontvangers;
eventuele verborgen ontvangers;
het gekozen berichttype;
de toegevoegde bestanden;
de geldigheidsduur;
de verificatie-instellingen;
het gekozen verzendprofiel.

Klik daarna op Opslaan en verzenden. U kunt de Veilige Mail ook met Opslaan als concept bewaren en later verder bewerken. Heeft u een toekomstige verzenddatum ingesteld? Dan wordt de Veilige Mail op het gekozen moment verzonden.

Wat ontvangt de ontvanger?

De ontvanger ontvangt een notificatie-e-mail met een knop of beveiligde link naar de Veilige Mail. Na het openen van de link:

doorloopt de ontvanger eventueel de ingestelde verificatie;
opent de ontvanger het beveiligde bericht;
kan de ontvanger eventuele bijlagen bekijken of downloaden;
kan de ontvanger veilig reageren wanneer u voor Conversatie heeft gekozen.

De ontvanger heeft hiervoor geen eigen SecuDoc-account nodig.

De status van een Veilige Mail bekijken

Na verzending kunt u de Veilige Mail terugvinden onder Alle overdrachten of in het overzicht met recente verzendingen op het dashboard. Afhankelijk van de gebruikte instellingen ziet u onder meer:

wanneer de Veilige Mail is aangemaakt en verzonden;
aan welke ontvangers het bericht is gericht;
of de notificatie-e-mail is verzonden;
of de beveiligde omgeving is geopend;
of het bericht is gelezen;
of bijlagen zijn gedownload;
of de ontvangst is bevestigd;
wanneer de Veilige Mail verloopt.

Klik op de verzending om de details en audit trail te bekijken.

Een registratie dat een gewone notificatie-e-mail is geopend, is niet altijd technisch gegarandeerd. Een geregistreerde toegang tot de beveiligde omgeving geeft betrouwbaarder aan dat de ontvanger de Veilige Mail heeft geopend.

Een Veilige Mail intrekken

Heeft u de Veilige Mail naar de verkeerde ontvanger verstuurd of wilt u de toegang eerder beëindigen? Dan kunt u de verzending intrekken zolang deze nog beschikbaar is.

Na het intrekken kan de ontvanger het beveiligde bericht en de bijlagen niet meer via SecuDoc openen. Informatie of bestanden die al zijn gedownload, kunnen niet op afstand worden verwijderd.

Problemen met verzenden of openen

Controleer bij problemen eerst:

of alle verplichte velden zijn ingevuld;
of de e-mailadressen van de ontvangers correct zijn;
of eventuele bijlagen volledig zijn geüpload;
of de Veilige Mail nog geldig is;
of de verificatiecode nog geldig is;
of de notificatie-e-mail in de spamfolder is terechtgekomen;
of de browser van de ontvanger actueel is;
of voldoende opslagruimte beschikbaar is.

Blijft het probleem bestaan? Neem dan contact op met support en vermeld waar mogelijk het SD-nummer van de Veilige Mail. Stuur geen vertrouwelijke berichtinhoud, wachtwoorden of verificatiecodes mee.