Gedeeld account (shared mailbox) koppelen

Gewijzigd op Ma, 3 Aug om 10:45 AM

Met een gedeeld account koppelt u een gezamenlijk e-mailadres, zoals info@, support@ of een afdelingsmailbox, aan SecuDoc. Meerdere gebruikers kunnen vervolgens namens dit account beveiligde verzendingen versturen en de bijbehorende verzendingen bekijken.

Een gedeeld account is bedoeld voor een mailbox die door meerdere medewerkers wordt gebruikt. Het is geen persoonlijk gebruikersaccount.

Goed om te weten: gebruikers moeten eerst als actief SecuDoc-account binnen dezelfde organisatie beschikbaar zijn voordat u hen aan een gedeeld account kunt koppelen.

Gekoppelde gebruikers dienen ook in de mailomgeving (bijv. Microsoft 365) rechten te hebben om via deze gedeelde mailbox te mogen mailen, bijv. de Delegate-optie van Exchange.

Om vanuit Veilig Mailen voor Outlook een beveiligde mail vanuit een gedeelde mailbox te kunnen verzenden, dient u dit proces te volgen.

Wat kunt u met een gedeeld account?

Gebruikers die aan een gedeeld account zijn gekoppeld, kunnen:

namens het gedeelde e-mailadres verzendingen versturen;
verzonden en ontvangen overdrachten van het gedeelde account bekijken;
samenwerken vanuit één gezamenlijke SecuDoc-mailbox;
afhankelijk van het abonnement Veilige Mails, Bestandsoverdrachten, Droplinks, Boemerangs en Ondertekeningen versturen.

Het persoonlijke account van de gebruiker blijft daarnaast afzonderlijk beschikbaar.

Voorbereiding in Microsoft 365

Controleer voordat u het gedeelde account in SecuDoc aanmaakt of de shared mailbox in Microsoft 365 correct is ingericht.

De betreffende gebruikers moeten doorgaans beschikken over:

Volledige toegang / Full Access tot de mailbox;
Verzenden als / Send As wanneer zij namens het gedeelde e-mailadres moeten verzenden.

Deze rechten worden beheerd door de Microsoft 365-beheerder van uw organisatie. Daarnaast moeten de medewerkers die u wilt koppelen al een geactiveerd SecuDoc-account hebben.

Een gedeeld account aanmaken

Klik vervolgens op Nieuwe gebruiker. Vul de volgende gegevens in:

Instelling	Toelichting
Volledige naam	Gebruik een herkenbare naam, bijvoorbeeld `Support`, `HR` of `Financiële administratie`.
E-mailadres	Vul het e-mailadres van de gedeelde mailbox in.
Rol	Kies Gedeeld account.
Standaard verzendprofiel	Selecteer indien van toepassing het verzendprofiel dat standaard voor deze mailbox moet worden gebruikt.

Klik daarna op Opslaan.

Gebruikers aan het gedeelde account koppelen

Open het gedeelde account vanuit Gebruikersbeheer. Klik op Kies uit adresboek of de beschikbare optie om gebruikers toe te voegen. Selecteer vervolgens de medewerkers die toegang tot het gedeelde account moeten krijgen. Bevestig de selectie en klik daarna op Opslaan.

Alleen bestaande, geactiveerde SecuDoc-gebruikers kunnen worden toegevoegd.

Koppel alleen gebruikers die daadwerkelijk namens de gedeelde mailbox mogen werken. Zij krijgen toegang tot de verzendingen die vanuit dit account zijn verstuurd en ontvangen.

Het gedeelde account gebruiken

Na het koppelen verschijnt het gedeelde account in het zijmenu van de SecuDoc WebApp. Het wordt afzonderlijk weergegeven naast de persoonlijke overdrachten van de gebruiker.

Overdrachten van het gedeelde account bekijken in WebApp

Klik op het gedeelde account om de overdrachten vanuit de gedeelde account te bekijken.

Namens het gedeelde account verzenden in WebApp

Bij het aanmaken van een nieuwe verzending kunt u kiezen vanuit welk account u wilt versturen.

Selecteer het gedeelde account als afzender voordat u de verzending opslaat of verstuurt. De verzending wordt daarna onder dit account geregistreerd en is zichtbaar voor de overige gekoppelde gebruikers.

Het gedeelde account gebruiken in Outlook

Kies in Outlook bij het verzenden van een Nieuwe mail Van het juiste afzendadres. Is deze hier nog niet beschikbaar? Kies dan voor Ander e-mailadres en voeg deze handmatig toe.

Dit onderdeel is alleen van toepassing als u Veilig Mailen voor Outlook gebruikt binnen uw organisatie.

Een gedeeld account in Outlook selecteren als afzender van een veilige mail in Outlook

Een gebruiker verwijderen uit het gedeelde account

Open het gedeelde account in Gebruikersbeheer en verwijder de betreffende gebruiker uit de lijst met gekoppelde gebruikers. Klik daarna op Opslaan.

De gebruiker kan vervolgens niet meer namens het gedeelde account werken. Historische verzendingen en auditinformatie blijven behouden.

Het gedeelde account werkt niet in Outlook

Controleer bij problemen eerst:

of de gebruiker in SecuDoc aan het gedeelde account is gekoppeld;
of de gebruiker een actief SecuDoc-account heeft;
of de juiste Microsoft 365-rechten zijn toegekend;
of het gedeelde account in Outlook is toegevoegd;
of de gebruiker daadwerkelijk vanuit het gedeelde afzenderadres verzendt;
of de SecuDoc Add-in voor de gebruiker beschikbaar is.

Houd er rekening mee dat rechtenwijzigingen in Microsoft 365 enige tijd nodig kunnen hebben voordat deze in Outlook actief zijn.

Ziet u de rol Gedeeld account niet?

Controleer dan:

of u bent ingelogd als beheerder;
of uw abonnement gedeelde accounts ondersteunt;
of u zich binnen de juiste SecuDoc-organisatie bevindt;
of er voldoende licenties of accountmogelijkheden beschikbaar zijn.

Neem contact op met SecuDoc-support wanneer de functie binnen uw abonnement beschikbaar hoort te zijn, maar niet wordt weergegeven.