Gedeeld account (shared mailbox) koppelen

Inleiding

Door een e-mailadres als gedeeld account (zgn. facilitaire mailbox) aan SecuDoc te koppelen kunnen meerdere gebruikers die aan dit gedeeld account gekoppeld zijn:

1. Vanuit deze mailbox overdrachten (Veilige Mails, bestandsoverdrachten, droplinks, digitale ondertekeningen, etc.) versturen.
2. Inzicht krijgen in alles wat vanuit deze SecuDoc-mailbox aan overdrachten is verzonden en ontvangen.

Voorbereiding

Om snel aan de slag te kunnen is het handig dat u de volgende zaken voorbereid:

1. Zorg ervoor dat de accounts in Office 365 reeds op de juiste manier gekoppeld zijn (bij een gedeelde mailbox staat delegatie aan voor de betreffende gebruikers: Send as / Full access.
2. Bij voorkeur hebben alle medewerkers die u wilt koppelen reeds een geactiveerde SecuDoc-account. U kunt alleen gebruikers toevoegen die reeds geactiveerd zijn.

1. In SecuDoc een gedeeld account aanmaken

1. Log in op uw SecuDoc-account als beheerder.
2. Ga naar Gebruikersbeheer.
3. Klik op Nieuwe gebruiker.
4. Voer een naam in (bijv. Marketing), voer het e-mailadres van de shared mailbox in, kies bij rol voor Gedeeld account en bevestig met Opslaan.

Het gedeeld account is nu aangemaakt.

2. Gebruikers toevoegen aan gedeeld account

1. Open het zojuist aangemaakte gedeeld account.
2. Klik op Kies uit adresboek om gebruikers te selecteren en klik op Contactpersonen toevoegen en sluit het subvenster.
3. Druk op Opslaan om de betreffende gebruikers toegang te geven tot de gedeeld account.

Weergave in SecuDoc

Als u zelf de beschikking hebt over een gedeeld account ziet u nu aan de linkerkant in de balk een afscheiding tussen uw eigen overdrachten en die van het gedeelde account:

Ook wanneer u een nieuwe overdracht wilt versturen kunt u kiezen vanuit welk account u dit wilt doen: