Wat is SecuDoc en wat kunt u ermee

Gewijzigd op Vr, 31 Jul om 2:22 PM

SecuDoc is een Nederlands platform voor het veilig uitwisselen van e-mails, bestanden en documenten. Afhankelijk van het abonnement en de inrichting van uw organisatie gebruikt u SecuDoc vanuit Outlook, via de WebApp of via een koppeling met uw e-mailomgeving. U kunt onder meer Veilige Mails versturen, grote of vertrouwelijke bestanden uitwisselen, documenten digitaal laten ondertekenen en de voortgang van verzendingen volgen.

Welke functies voor u beschikbaar zijn, hangt af van uw abonnement, uw gebruikersrechten en de instellingen van uw organisatie.

Wat kunt u met SecuDoc

Functie	Waarvoor gebruikt u deze?
Veilig Mailen	Verstuur een beveiligd e-mailbericht met of zonder bijlagen. Dit kan vanuit Outlook of via de SecuDoc WebApp.
Risicodetectie in Outlook	SecuDoc kan gevoelige informatie, risicovolle bijlagen en mogelijk verkeerd gekozen ontvangers herkennen. Afhankelijk van het organisatiebeleid ontvangt u een waarschuwing of wordt Veilig Mailen automatisch ingeschakeld.
Bestanden versturen	Verstuur grote of vertrouwelijke bestanden via een Overdracht of SecuDoc Transfer. De maximale bestandsgrootte hangt af van uw abonnement.
Bestanden opvragen	Stuur iemand een beveiligde uploadlink om bestanden bij u aan te leveren. De aanleverende persoon heeft hiervoor geen eigen SecuDoc-account nodig.
Bestanden versturen en retour ontvangen	Gebruik Boemerang wanneer u bestanden verstuurt en direct bestanden of documenten terug wilt ontvangen.
Digitaal Ondertekenen	Laat een document digitaal ondertekenen door één of meerdere personen.
Verzendingen volgen en beheren	Bekijk de status en audit trail van een verzending. Afhankelijk van de functie kunt u een verzending ook intrekken.

SecuDoc gebruiken vanuit Outlook (Veilig Mailen voor Outlook)

Met Veilig Mailen voor Outlook schrijft u een e-mail zoals u gewend bent. Via de SecuDoc Add-in schakelt u Veilig Mailen in. Afhankelijk van de instellingen van uw organisatie kan SecuDoc u via AI-scans op gevoelige informatie waarschuwen wanneer een bericht, bijlage of ontvanger een mogelijk risico vormt. Wanneer u Veilig Mailen inschakelt, wordt het volledige bericht beveiligd, inclusief de bijlagen.

Veilig Mailen voor Outlook dient door uw IT-beheerder geïnstalleerd te worden in uw Microsoft 365 omgeving voordat u deze vanuit Outlook kunt gebruiken.

SecuDoc gebruiken vanuit de WebApp

De SecuDoc WebApp werkt vanuit een webbrowser. Vanuit de WebApp kunt u, afhankelijk van uw abonnement:

een Veilige Mail versturen;
bestanden versturen en/of opvragen;
documenten digitaal laten ondertekenen;
eerdere verzendingen en hun status bekijken.

U hoeft voor het gebruik van de WebApp geen afzonderlijke desktopapplicatie te installeren; alles werkt vanuit uw webbrowser.

Hoe werkt SecuDoc voor een ontvanger

Een ontvanger hoeft in de meeste gevallen geen bestaand SecuDoc-account te hebben:

De ontvanger ontvangt een normale e-mail met een beveiligde link.
De ontvanger opent via deze link de beveiligde omgeving.
Afhankelijk van de instellingen vindt verificatie plaats, bijvoorbeeld met een e-mailcode, sms-code of wachtwoord.
De ontvanger kan vervolgens het bericht lezen, bestanden downloaden, veilig antwoorden, bestanden uploaden of een document ondertekenen.

Welke handelingen beschikbaar zijn, hangt af van het type verzending.

Hoe beveiligt SecuDoc uw informatie?

Berichten en bestanden worden tijdens de verzending en opslag versleuteld. SecuDoc is ingericht volgens een zero-knowledge-architectuur, waardoor medewerkers van SecuDoc geen toegang hebben tot de inhoud van uw berichten en bestanden. De dienstverlening wordt gehost vanuit Nederland.

SecuDoc B.V. is gecertificeerd voor ISO 27001 en NEN 7510. Deze certificeringen hebben betrekking op de manier waarop SecuDoc informatiebeveiliging organiseert en beheert.

SecuDoc ondersteunt organisaties bij het nemen van passende technische beveiligingsmaatregelen. Of een specifieke verwerking aan de AVG en andere regelgeving voldoet, hangt ook af van de gekozen instellingen, werkprocessen en het informatiebeveiligingsbeleid van uw organisatie.