Verzendprofielen aanmaken en gebruiken

Met een verzendprofiel bepaalt u onder welke naam en huisstijl verzendingen vanuit SecuDoc worden verstuurd. U kunt bijvoorbeeld een eigen logo, afzendernaam en huisstijlkleur instellen.

Verzendprofielen zijn vooral handig wanneer meerdere organisaties, merken of afdelingen vanuit dezelfde SecuDoc-omgeving werken, maar ieder met een eigen uitstraling willen communiceren.

Verzendprofielen zijn een extra (betaalde) functionaliteit die bij uw SecuDoc abonnement moeten worden aangevraagd.

Wat is een verzendprofiel?

Een verzendprofiel bepaalt hoe een verzending bij de ontvanger wordt gepresenteerd. Een aangepast verzendprofiel wijzigt o.a.:

• logo en huisstijlkleur van Veilige Mails, uitnodigingen en herinneringen;
• weergave van logo en huisstijlkleur in portaal waarin alle typen overdrachten worden gepresenteerd;

Een verzendprofiel wijzigt NIET:

• het e-mailadres van de verzender;
• het app-domein waaraan de omgeving is gekoppeld

Naar Verzendprofielen gaan

Log in bij de SecuDoc WebApp en kies in het zijmenu voor Verzendprofielen. U ziet vervolgens een overzicht van de bestaande verzendprofielen binnen uw organisatie.

Een nieuw verzendprofiel toevoegen

Klik op Nieuw verzendprofiel om een nieuw profiel aan te maken.

Vul vervolgens de gegevens van het verzendprofiel in. Gebruik een herkenbare profielnaam, zodat gebruikers bij een verzending eenvoudig het juiste profiel kunnen selecteren. De interne profielnaam hoeft niet altijd gelijk te zijn aan de afzendernaam die de ontvanger ziet.

Upload het logo dat bij het verzendprofiel moet worden weergegeven. Gebruik bij voorkeur een actueel logo met voldoende resolutie in PNG-formaat met een transparante achtergrond.

Afhankelijk van de beschikbare instellingen kunt u daarnaast een huisstijlkleur kiezen. Deze kleur kan worden gebruikt voor knoppen, accenten en onderdelen van de beveiligde omgeving.

Controleer of:

• het logo goed leesbaar is;
• het logo niet vervormd wordt weergegeven;
• tekst en knoppen voldoende contrast hebben;
• de gekozen kleur aansluit bij de huisstijl van de organisatie;
• het profiel ook op een mobiel scherm duidelijk blijft.

Verzendprofiel opslaan

Controleer de ingevulde gegevens en klik op Opslaan. Het verzendprofiel wordt daarna toegevoegd aan uw SecuDoc-omgeving.

Het nieuwe profiel kan vervolgens beschikbaar worden bij het aanmaken van een verzending.

Een verzendprofiel gebruiken

Wanneer meerdere verzendprofielen beschikbaar zijn, verschijnt bij het aanmaken van een verzending het veld Verzenden als.

Selecteer hier het profiel dat u voor de betreffende verzending wilt gebruiken. De ontvanger ziet de naam en huisstijl van het geselecteerde verzendprofiel.

Controleer vóór verzending altijd of het juiste profiel is geselecteerd. Dit is vooral belangrijk wanneer meerdere organisaties of handelsnamen vanuit dezelfde SecuDoc-omgeving werken.

Een bestaand verzendprofiel wijzigen

Open het overzicht Verzendprofielen en selecteer het profiel dat u wilt aanpassen. Wijzig de gewenste gegevens en sla het profiel opnieuw op.

Wijzigingen gelden voor nieuw uitgestuurde mails. Reeds verzonden mails worden hierdoor niet aangepast. Het achterliggende SecuDoc-portaal wordt wel direct aangepast.

Houd er rekening mee dat een wijziging zichtbaar wordt voor alle gebruikers en ontvangers die het betreffende profiel gebruiken.

Is Nieuw verzendprofiel niet beschikbaar?

Controleer dan het volgende:

• u bent met het juiste account ingelogd;
• uw account beschikt over beheerdersrechten;
• uw abonnement ondersteunt meerdere verzendprofielen;
• het maximale aantal verzendprofielen is nog niet bereikt;
• uw organisatie heeft de functie Verzendprofielen geactiveerd.

Neem contact op met de beheerder van uw organisatie of met SecuDoc wanneer u een extra verzendprofiel nodig heeft.