Een nieuwe gebruiker toevoegen

Gewijzigd op Ma, 3 Aug om 8:25 AM

Beheerders kunnen nieuwe gebruikers handmatig toevoegen aan de SecuDoc-omgeving van hun organisatie. Hierbij stelt u onder meer de gebruikersgegevens, rol, tweestapsverificatie en het standaard verzendprofiel in.

Goed om te weten: alleen gebruikers met de rol Beheerder kunnen nieuwe gebruikers toevoegen. Ziet u Gebruikersbeheer niet in het menu? Neem dan contact op met een beheerder binnen uw organisatie.

Een nieuwe gebruiker aanmaken

Klik bovenaan het gebruikersoverzicht op Nieuwe gebruiker. Vul vervolgens de gegevens en instellingen van de gebruiker in.

Gebruikersgegevens invullen

Vul de beschikbare gegevens van de gebruiker in.

Instelling	Toelichting
Volledige naam	De naam waarmee de gebruiker binnen SecuDoc wordt weergegeven.
E-mailadres	Het zakelijke e-mailadres waarmee de gebruiker inlogt en meldingen ontvangt.
Rol	Bepaalt welke functies en beheerrechten de gebruiker krijgt.
Telefoonnummer	Kan worden gebruikt voor tweestapsverificatie.
Tweestapsverificatie	Bepaalt welke aanvullende verificatie bij het inloggen wordt toegepast.

Controleer vooral het e-mailadres zorgvuldig. Dit adres wordt gekoppeld aan het SecuDoc-account van de gebruiker.

De juiste rol kiezen

Kies bij Rol welke rechten de nieuwe gebruiker krijgt.

Standaard gebruiker

Een standaard gebruiker kan SecuDoc gebruiken voor de functies die binnen het abonnement en de organisatie-instellingen beschikbaar zijn. Deze gebruiker heeft geen toegang tot beheerfuncties zoals gebruikersbeheer.

Beheerder

Een beheerder heeft aanvullende rechten en kan onder meer gebruikers, verzendprofielen en organisatie-instellingen beheren.

Ken beheerdersrechten alleen toe aan personen die deze rechten daadwerkelijk nodig hebben.

Gedeeld account

Een gedeeld account is bedoeld voor een gezamenlijk e-mailadres, zoals een algemene mailbox of afdelingsadres. Bij deze rol worden alleen de instellingen weergegeven die voor een gedeeld account van toepassing zijn. Een gedeeld account is niet hetzelfde als een persoonlijk gebruikersaccount.

Tweestapsverificatie instellen

Bij Tweestapsverificatie bepaalt u welke verificatiemethode voor het account wordt gebruikt. U kunt bijvoorbeeld de groepsinstellingen van uw organisatie overnemen of, wanneer toegestaan, een afwijkende instelling kiezen. Wanneer een verificatiemethode via sms wordt gebruikt, moet u een geldig mobiel telefoonnummer invullen. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van de beveiligingsinstellingen van uw organisatie.

Een wachtwoord laten instellen

U kunt bepalen hoe het eerste wachtwoord van de gebruiker wordt ingesteld.

Uitnodiging per e-mail versturen

Schakel E-mail versturen naar gebruiker met link om wachtwoord zelf in te stellen in. De gebruiker ontvangt vervolgens een e-mail met een persoonlijke link om zelf een wachtwoord aan te maken. Dit heeft doorgaans de voorkeur, omdat u het wachtwoord dan niet zelf hoeft te kennen of over te dragen.

Zelf een tijdelijk wachtwoord instellen

Schakelt u de optie uit, dan kunt u zelf een wachtwoord invoeren en bevestigen.

Het wachtwoord moet minimaal:

één hoofdletter bevatten;
één kleine letter bevatten;
één cijfer bevatten;
acht tekens lang zijn.

Deel een tijdelijk wachtwoord via een veilig en bij voorkeur afzonderlijk communicatiekanaal. Laat de gebruiker het wachtwoord na de eerste aanmelding wijzigen.

Standaard verzendprofiel kiezen

Selecteer bij Standaard verzendprofiel het profiel dat SecuDoc standaard voor deze gebruiker moet kiezen.

Een verzendprofiel bepaalt de lay-out (logo en huisstijl) van e-mails en het gekoppelde SecuDoc-portaal voor ontvangers. Wanneer meerdere profielen beschikbaar zijn, kan de gebruiker bij een afzonderlijke verzending mogelijk alsnog een ander profiel selecteren. Kies het profiel dat het beste aansluit bij de organisatie, afdeling of handelsnaam waarvoor de gebruiker werkt.

De gebruiker opslaan

Controleer de gegevens en klik op Opslaan. Wanneer u een uitnodiging per e-mail heeft ingeschakeld, ontvangt de gebruiker een link om een wachtwoord in te stellen. Daarna kan de gebruiker met het opgegeven e-mailadres inloggen bij SecuDoc.

Kunt u geen gebruiker toevoegen?

Controleer dan het volgende:

u bent ingelogd met een beheerdersaccount;
alle verplichte velden zijn ingevuld;
het e-mailadres is nog niet aan een andere gebruiker gekoppeld;
het wachtwoord voldoet aan de gestelde eisen;
er is nog een licentie beschikbaar;
het maximale aantal gebruikers binnen uw abonnement is niet bereikt.