Gedeelde contactpersonen

Met gedeelde contactpersonen stelt u een groep met veelgebruikte ontvangers beschikbaar aan alle SecuDoc-gebruikers binnen uw organisatie. Gebruikers kunnen deze contactpersonen vervolgens selecteren vanuit het adresboek of bij het aanmaken van een verzending.

Het aanmaken en beheren van gedeelde groepen is alleen mogelijk voor gebruikers met beheerdersrechten.

Goed om te weten: wijzigingen in een gedeelde groep gelden voor alle gebruikers binnen uw SecuDoc-omgeving. Controleer daarom zorgvuldig welke contactpersonen u toevoegt, wijzigt of verwijdert.

Wat is een gedeelde groep?

Een gedeelde groep is een groep in het SecuDoc-adresboek die beschikbaar is voor de hele organisatie. De contactpersonen in deze groep kunnen worden gebruikt bij onder meer:

• een Veilige Mail;
• een Overdracht;
• een Droplink;
• een Boemerang;
• een Digitale Ondertekening.

Gedeelde contactpersonen kunnen ook als suggestie verschijnen wanneer een gebruiker een ontvanger invoert.

Een nieuwe gedeelde groep aanmaken

Log in bij de SecuDoc WebApp met een account dat over beheerdersrechten beschikt en ga via het zijmenu naar Adresboek.

Voer bij het groepenoverzicht een herkenbare groepsnaam in en klik op Groep toevoegen.

Gebruik bij voorkeur een naam waaruit direct blijkt waarvoor de groep bedoeld is, bijvoorbeeld:

• Financiële administratie;
• HR-afdeling;
• Externe accountants;
• Vaste zorgpartners.

De groep delen met de organisatie

Open na het aanmaken de eigenschappen van de groep via het bewerkicoon naast de groepsnaam. Schakel de optie Gedeelde groep in en klik op Opslaan. De groep wordt daarna in het groepenoverzicht aangeduid als gedeeld en is beschikbaar voor alle gebruikers binnen uw organisatie.

Een nieuwe groep bevat nog geen contactpersonen. Voeg daarom vervolgens de gewenste contacten aan de groep toe.

Contactpersonen aan de gedeelde groep toevoegen

Open de gedeelde groep en voeg een nieuwe contactpersoon toe of plaats een bestaande contactpersoon in de groep. Bestaande ontvangers zijn toe te voegen door in het adresboek een vinkje te plaatsen voor de gebruiker en te verplaatsen naar de groep.

Vul bij eventueel aanmaken minimaal de gegevens in die nodig zijn om de ontvanger correct te herkennen en te gebruiken:

• naam;
• e-mailadres;
• voorkeurstaal;
• eventueel mobiel telefoonnummer.

Een bestaande groep delen

U kunt ook een bestaande persoonlijke groep beschikbaar maken voor de rest van de organisatie:

1. Ga naar Adresboek.
2. Zoek de groep die u wilt delen.
3. Open de groep via het bewerkicoon.
4. Schakel Gedeelde groep in.
5. Klik op Opslaan.

De groep en de contactpersonen die daarin staan, worden daarna toegankelijk voor alle gebruikers binnen uw SecuDoc-omgeving.

Controleer vóór het delen of alle contactpersonen in de groep daadwerkelijk organisatiebreed beschikbaar mogen zijn.

Een gedeelde contactpersoon wijzigen

Open de gedeelde groep en selecteer de contactpersoon die u wilt aanpassen. Wijzig de gegevens en sla de contactpersoon opnieuw op.

De gewijzigde gegevens worden vervolgens beschikbaar voor alle gebruikers. Houd er rekening mee dat wijzigingen geen invloed hebben op verzendingen die al zijn aangemaakt of verstuurd.

Een contactpersoon uit een gedeelde groep verwijderen

Verwijder een contactpersoon uit de groep wanneer deze niet langer organisatiebreed beschikbaar moet zijn.

Het verwijderen van een contactpersoon uit het adresboek:

• voorkomt dat gebruikers deze persoon opnieuw vanuit de gedeelde groep selecteren;
• trekt bestaande verzendingen naar deze persoon niet in;
• verwijdert de contactpersoon niet uit historische verzendingen en audit trails.

Een groep niet langer delen

Wilt u een gedeelde groep weer persoonlijk maken? Open dan de eigenschappen van de groep en schakel Gedeelde groep uit.

Na het opslaan is de groep niet langer beschikbaar voor andere gebruikers. Controleer vooraf of de groep of de bijbehorende contactpersonen nog door collega’s worden gebruikt.

Ziet u de optie voor gedeelde groepen niet?

Controleer dan het volgende:

• u bent ingelogd met het juiste SecuDoc-account;
• uw account beschikt over beheerdersrechten.

Neem contact op met de beheerder van uw organisatie wanneer u geen rechten heeft om gedeelde contactpersonen te beheren.