Een nieuw contactpersoon toevoegen

Gewijzigd op Vr, 31 Jul om 4:53 PM

Met het SecuDoc-adresboek bewaart u gegevens van ontvangers die u vaker gebruikt. U kunt deze contactpersonen vervolgens snel selecteren bij het aanmaken van een Overdracht, Droplink, Boemerang of Digitale Ondertekening.

Goed om te weten: contactpersonen die u rechtstreeks bij een nieuwe verzending toevoegt, kunnen automatisch in uw adresboek worden opgeslagen. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt af van uw abonnement en gebruikersrechten.

Een nieuw contactpersoon aanmaken

Vul de beschikbare gegevens van de contactpersoon in. In ieder geval zijn een naam en e-mailadres nodig om de contactpersoon bij een verzending te kunnen selecteren.

Afhankelijk van de inrichting kunt u onder meer de volgende gegevens vastleggen:

Gegeven	Toelichting
Naam	De naam waarmee de contactpersoon in het adresboek wordt weergegeven.
E-mailadres	Het e-mailadres waarop de contactpersoon SecuDoc-uitnodigingen ontvangt.
Mobiel telefoonnummer	Nodig wanneer u verificatie per sms gebruikt.
Taal	Bepaalt indien beschikbaar in welke taal de ontvanger communicatie ontvangt.
Groep	Plaats de contactpersoon eventueel in één of meerdere adresboekgroepen door vinkjes te zetten bij de bijbehorende groepen in het linker zijpaneel.

Controleer de gegevens zorgvuldig voordat u de contactpersoon opslaat. Een verkeerd e-mailadres of telefoonnummer kan ertoe leiden dat een verzending of verificatiecode bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Telefoonnummer voor sms-verificatie

Een mobiel telefoonnummer is niet altijd verplicht. Het nummer is wel nodig wanneer u bij een verzending kiest voor ontvangerverificatie via sms. Is geen telefoonnummer bekend? Kies dan een andere beschikbare verificatiemethode, zoals een code per e-mail of sms-verificatie met terugval op e-mail. De beschikbare opties hangen af van de instellingen van uw organisatie.

Sms-verificatie is alleen beschikbaar voor organisaties met een SecuDoc-abonnement waarin deze functie is geactiveerd.

Een contactpersoon aan een groep toevoegen

U kunt contactpersonen indelen in groepen. Dit maakt het eenvoudiger om veelgebruikte ontvangers terug te vinden en te beheren.

Selecteer tijdens het aanmaken de gewenste groep of groepen. U kunt een contactpersoon later ook nog aan een andere groep toevoegen.

Gedeelde groepen zijn alleen beschikbaar wanneer deze door een beheerder voor de organisatie zijn ingesteld.

Een contactpersoon gebruiken bij een overdracht

Maak een nieuwe Bestandsoverdracht, Droplink, Boemerang of Digitale Ondertekening aan. Klik bij het toevoegen van ontvangers op Kies uit adresboek.

U ziet vervolgens de beschikbare contactpersonen en groepen. Selecteer één of meerdere contactpersonen en bevestig uw keuze. De gekozen personen worden daarna als ontvanger aan de verzending toegevoegd.

Een contactpersoon rechtstreeks toevoegen

U kunt bij het aanmaken van een verzending ook direct een nieuwe ontvanger invoeren. Wanneer deze persoon nog niet in uw adresboek staat, kan SecuDoc de gegevens automatisch als nieuw contactpersoon opslaan.

Controleer na het toevoegen of de naam, het e-mailadres en een eventueel telefoonnummer correct zijn vastgelegd.

Een contact direct toevoegen aan een overdracht.