Boemerang: veilig bestanden versturen en retour ontvangen

Gewijzigd op Vr, 31 Jul om 3:51 PM

Met een Boemerang verstuurt u één of meerdere bestanden en vraagt u de ontvanger direct om bestanden retour te sturen. De ontvanger gebruikt hiervoor een beveiligde SecuDoc-omgeving en heeft geen eigen SecuDoc-account nodig.

Een Boemerang is geschikt wanneer u documenten aanlevert en daarbij ook informatie of bestanden terug verwacht, bijvoorbeeld een ingevuld formulier, bewijsstuk of ondertekend document.

Een nieuwe Boemerang aanmaken

Ga in de SecuDoc WebApp naar het dashboard en kies Nieuwe Boemerang.

Onderwerp invoeren

Vul een herkenbaar onderwerp in. Het onderwerp wordt:

weergegeven in de e-mail aan de ontvanger;
getoond in de beveiligde omgeving;
opgenomen in uw overzicht van verzendingen;
vastgelegd in de audit trail.

Gebruik geen gevoelige persoonsgegevens in het onderwerp. Het onderwerp kan zichtbaar zijn buiten de beveiligde omgeving.

Verzendprofiel kiezen (optioneel)

Beschikt uw organisatie over meerdere verzendprofielen? Dan kunt u bij Verzenden als kiezen namens welk profiel u de Boemerang verstuurt. Een verzendprofiel kan bijvoorbeeld een eigen afzendernaam, huisstijl of handelsnaam hebben. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer meerdere verzendprofielen voor u beschikbaar zijn.

Bestanden toevoegen

Voeg de bestanden toe die u aan de ontvanger wilt versturen. U kunt bestanden doorgaans op een van de volgende manieren uploaden:

sleep bestanden naar het uploadvak;
klik op Bladeren en selecteer één of meerdere bestanden;
selecteer een volledige map, wanneer deze optie beschikbaar is.

Wacht totdat alle bestanden volledig zijn geüpload voordat u de Boemerang verzendt.

Ontvangers toevoegen

Voer de naam en het e-mailadres van de ontvanger in en klik op Toevoegen.

U kunt één of meerdere ontvangers toevoegen. Eerder gebruikte contactpersonen kunnen automatisch als suggestie verschijnen.

Controleer de e-mailadressen zorgvuldig voordat u verzendt. Een verkeerd ingevoerd adres kan ertoe leiden dat de uitnodiging bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Extra ontvangers bij terugkeer toevoegen

Wilt u dat de retourbestanden ook direct beschikbaar worden voor een collega, afdeling of andere betrokkene? Schakel dan Extra ontvangers bij terugkeer in.

Voeg vervolgens de personen toe die toegang mogen krijgen tot de retourbestanden. Gebruik deze optie alleen wanneer alle toegevoegde personen de aangeleverde informatie mogen ontvangen.

Een begeleidend bericht toevoegen

U kunt optioneel een begeleidend bericht toevoegen. Dit bericht wordt weergegeven in de uitnodigingsmail en in de beveiligde omgeving.

Gebruik dit veld bijvoorbeeld om:

toe te lichten welke bestanden u verstuurt;
aan te geven welke bestanden u retour verwacht;
instructies voor het invullen of aanleveren te geven;

Plaats vertrouwelijke informatie bij voorkeur in de beveiligde bestanden en niet in het onderwerp of de gewone uitnodigingsmail.

Beveiliging en geldigheidsduur instellen

Onder de aanvullende of geavanceerde instellingen bepaalt u hoe de Boemerang wordt verstuurd en beveiligd.

Welke opties worden weergegeven, hangt af van uw account.

Instelling	Toelichting
Verzenddatum	Verstuur de Boemerang direct of plan deze voor een later moment.
Geldig tot	Bepaal tot wanneer de ontvanger toegang heeft en bestanden retour kan sturen.
Downloadlimiet	Stel in hoe vaak de oorspronkelijke bestanden mogen worden gedownload.
Tweestapsverificatie	Laat de ontvanger zich aanvullend verifiëren voordat de bestanden toegankelijk zijn.
Extra velden	Geeft mogelijkheden tot toevoegen van extra invoervelden voor de ontvanger.
Handtekening voor ontvangst	Vraag de ontvanger om de ontvangst van de verzending te bevestigen.
Notificatie bij ontvangst	Stuurt een e-mail naar u als gebruiker wanneer uw ontvanger uw Boemerang heeft geopend.
Herinneringen	Stuur een herinnering wanneer nog geen retourbestanden zijn aangeleverd.
Tweestapsverificatie bij terugkeer	Stel aanvullende verificatie in voordat u de retourbestanden kunt downloaden.

Tweestapsverificatie

Afhankelijk van uw abonnement en organisatie-instellingen kan de ontvanger zich bijvoorbeeld verifiëren met:

een verificatiecode per e-mail;
een verificatiecode per sms;
een vooraf afgesproken wachtwoord.

Kies een beveiligingsniveau dat past bij de gevoeligheid van de uitgewisselde bestanden. Deel een afgesproken wachtwoord altijd via een ander communicatiekanaal.

Verificatie bij terugkeer

U kunt instellen dat ook u zich aanvullend moet verifiëren voordat u de retourbestanden downloadt. Hiermee wordt voorkomen dat iemand die alleen toegang heeft tot de e-mail met de downloadlink de bestanden direct kan openen.

De Boemerang versturen

Controleer voordat u verzendt:

het onderwerp;
de toegevoegde bestanden;
de e-mailadressen van de ontvangers;
eventuele extra ontvangers;
de geldigheidsduur;
de verificatie-instellingen;
het gekozen verzendprofiel.

Klik daarna op Opslaan en verzenden. Heeft u een toekomstige verzenddatum ingesteld? Dan wordt de Boemerang opgeslagen en op het gekozen moment verzonden.

Wat ontvangt de ontvanger?

De ontvanger ontvangt een e-mail met een knop of beveiligde link naar de Boemerang.

Na het openen van de link:

doorloopt de ontvanger eventueel de ingestelde verificatie;
opent of downloadt de ontvanger de door u verstuurde bestanden;
voegt de ontvanger de gevraagde retourbestanden toe;
wacht de ontvanger totdat alle bestanden volledig zijn geüpload;
klikt de ontvanger op Verzenden.

De ontvanger heeft hiervoor geen eigen SecuDoc-account nodig.

De retourbestanden downloaden

Zodra de ontvanger de retourbestanden heeft verzonden, ontvangt u een e-mail met een beveiligde downloadlink. Open de link en doorloop eventueel de ingestelde verificatie. Vervolgens kunt u de retourbestanden downloaden. Wanneer u extra ontvangers bij terugkeer heeft toegevoegd, ontvangen zij eveneens toegang tot deze bestanden.

De status van een Boemerang bekijken

Na het versturen verschijnt een samenvatting van de Boemerang. U kunt deze later ook terugvinden in het overzicht met verzendingen. Afhankelijk van de gebruikte instellingen ziet u onder meer:

wanneer de Boemerang is aangemaakt en verzonden;
welke bestanden u heeft verstuurd;
aan welke ontvangers de verzending is gericht;
of de beveiligde omgeving is geopend;
of de oorspronkelijke bestanden zijn gedownload;
of retourbestanden zijn aangeleverd;
of de retourbestanden zijn gedownload;
wanneer de Boemerang verloopt.

Klik op een ontvanger of gebeurtenis om meer informatie in de audit trail te bekijken.

Een Boemerang intrekken

Wilt u de toegang eerder beëindigen? Dan kunt u de Boemerang intrekken, zolang deze nog beschikbaar is. Na het intrekken kan de ontvanger de beveiligde omgeving niet meer openen en geen bestanden meer retour sturen. Bestanden die al zijn gedownload, kunnen niet op afstand worden verwijderd.

Problemen met downloaden of retour sturen

Controleer bij problemen eerst:

of de Boemerang nog geldig is;
of de downloadlimiet is bereikt;
of de verificatiecode nog geldig is;
of de uitnodigingsmail in de spamfolder is terechtgekomen;
of alle bestanden volledig zijn geüpload;
of de browser van de ontvanger actueel is;
of de maximale bestandsgrootte of opslagcapaciteit is overschreden.

Blijft het probleem bestaan? Neem dan contact op met support en vermeld waar mogelijk het referentienummer van de Boemerang. Stuur geen vertrouwelijke bestanden, wachtwoorden of verificatiecodes mee.