Digitale Ondertekening: een PDF-bestand laten ondertekenen

Gewijzigd op Vr, 31 Jul om 4:16 PM

Met een Digitale Ondertekening verstuurt u één of meerdere PDF-bestanden veilig ter ondertekening. De ontvanger opent het document via een beveiligde link en kan het vervolgens digitaal ondertekenen via een computer, tablet of smartphone.

Een Digitale Ondertekening is bijvoorbeeld geschikt voor contracten, offertes, overeenkomsten, verklaringen en andere documenten waarvoor u een handtekening nodig heeft.

Een nieuwe Ondertekening aanmaken

Ga in de SecuDoc WebApp naar het dashboard en kies Nieuwe Ondertekening.

Onderwerp invoeren

Vul een herkenbaar onderwerp in. Het onderwerp wordt:

weergegeven in de e-mail aan de ontvanger;
getoond in de beveiligde ondertekenomgeving;
opgenomen in uw overzicht van verzendingen;
vastgelegd in de audit trail.

Gebruik geen gevoelige persoonsgegevens in het onderwerp. Het onderwerp kan zichtbaar zijn buiten de beveiligde omgeving.

Verzendprofiel kiezen

Beschikt uw organisatie over meerdere verzendprofielen? Dan kunt u bij Verzenden als kiezen namens welk profiel u de Ondertekening verstuurt. Een verzendprofiel kan bijvoorbeeld een eigen afzendernaam, huisstijl of handelsnaam hebben. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer meerdere verzendprofielen voor u beschikbaar zijn.

Type ondertekening

Kies hoe de documenten moeten worden ondertekend. Bij Samen ondertekenen plaatsen meerdere ondertekenaars hun handtekening in hetzelfde document. Bij Individueel ondertekenen ontvangt iedere ondertekenaar een eigen exemplaar van het document. Met Zelf ondertekenen ondertekent u het document uitsluitend zelf, zonder het naar andere personen te versturen.

Op volgorde ondertekenen

Schakel Op volgorde ondertekenen in wanneer ondertekenaars het document na elkaar moeten ondertekenen. De eerstgenoemde ontvanger ontvangt als eerste een uitnodiging. Pas nadat deze persoon heeft ondertekend, ontvangt de volgende ondertekenaar de uitnodiging. U kunt de volgorde aanpassen door de ontvangers in de lijst te verslepen.

Ondertekenaars toevoegen

Voer de naam en het e-mailadres van de ondertekenaar in en klik op Toevoegen. U kunt één of meerdere ondertekenaars toevoegen. Eerder gebruikte contactpersonen kunnen automatisch als suggestie verschijnen.

Controleer de e-mailadressen zorgvuldig voordat u verzendt. Een verkeerd ingevoerd adres kan ertoe leiden dat het document bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Te ondertekenen bestanden toevoegen

Voeg de PDF-bestanden toe die u wilt laten ondertekenen. U kunt bestanden doorgaans op een van de volgende manieren uploaden:

sleep de bestanden naar het uploadvak;
klik op Bladeren en selecteer één of meerdere bestanden.

Het wordt geadviseerd PDF-bestanden te uploaden. Andere bestandsformats worden automatisch geconverteerd, wat weergaveproblemen, verspringing van lay-out en vervanging van lettertypen kan geven.

Te ondertekenen bestanden uploaden voor een Digitale Ondertekening in SecuDoc

Controleer vóór het uploaden of het document definitief is. Wijzigingen na het ondertekenen kunnen gevolgen hebben voor de geldigheid en controleerbaarheid van het document.

Plaats van de handtekening(en) bepalen

Na het uploaden van ieder PDF-bestand bepaalt u hoe en waar de handtekening(en) in het document worden geplaatst. Kies Eenvoudig om de handtekening automatisch links- of rechtsonder op één of meerdere pagina’s te plaatsen. Met Geavanceerd plaatst u per ondertekenaar zelf velden voor onder meer naam, datum, plaats en handtekening op de gewenste positie in het document. Kies Geen handtekening wanneer het document alleen moet worden geparafeerd; de ontvanger doorloopt dan het volledige document en plaatst waar nodig parafen. Controleer de gekozen plaatsing zorgvuldig en klik daarna op Volgende of Opslaan.

De positie van een digitale handtekening instellen in SecuDoc

Extra ontvangers bij terugkeer toevoegen

Wilt u dat het ondertekende document ook direct beschikbaar wordt voor een collega, afdeling of andere betrokkene? Voeg dan één of meerdere extra ontvangers bij terugkeer toe.

Deze ontvangers krijgen toegang tot het ondertekende document zodra het ondertekenproces is afgerond.

Gebruik deze optie alleen wanneer alle toegevoegde personen het ondertekende document mogen ontvangen.

Een begeleidend bericht toevoegen

U kunt optioneel een begeleidend bericht toevoegen. Dit bericht wordt weergegeven in de uitnodigingsmail en in de beveiligde ondertekenomgeving.

Gebruik dit veld bijvoorbeeld om:

toe te lichten welk document moet worden ondertekend;
instructies voor de ondertekenaar te geven.

Plaats vertrouwelijke informatie bij voorkeur in het beveiligde document en niet in het onderwerp of de gewone uitnodigingsmail.

Beveiliging en geldigheidsduur instellen

Onder de aanvullende instellingen bepaalt u wanneer de Ondertekening wordt verzonden, hoe lang deze beschikbaar blijft en welke extra beveiligings- en gebruiksopties gelden.

Instelling	Toelichting
Verzenddatum	Verstuur de Ondertekening direct of plan deze voor een later moment.
Geldig tot	Bepaal tot wanneer de ontvanger het document kan openen en ondertekenen.
Ondertekeningen behouden voor	Stel in hoe lang afgeronde ondertekeningen en bijbehorende bestanden beschikbaar blijven.
Tweestapsverificatie	Laat de ondertekenaar zich aanvullend verifiëren, bijvoorbeeld met een code per e-mail.
Extra velden	Voeg aanvullende invoervelden toe die de ondertekenaar tijdens het proces moet invullen.
Herinneringen	Stuur automatisch een herinnering wanneer het document nog niet is ondertekend.
Tweestapsverificatie bij terugkeer	Vereis aanvullende verificatie voordat u het ondertekende document kunt openen of downloaden.
Document downloaden toestaan	Bepaal of de ondertekenaar het oorspronkelijke document tijdens het ondertekenproces mag downloaden.

Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van uw abonnement en de inrichting van uw organisatie.

De Ondertekening versturen

Controleer voordat u verzendt:

het onderwerp;
de geselecteerde PDF-bestanden;
de e-mailadressen van de ondertekenaars;
eventuele extra ontvangers;
de plaatsing van de handtekening;
de geldigheidsduur;
de verificatie-instellingen;
het gekozen verzendprofiel.

Klik daarna op Opslaan en verzenden.

Heeft u een toekomstige verzenddatum ingesteld? Dan wordt de Ondertekening opgeslagen en op het gekozen moment verzonden. U kunt de Ondertekening eventueel eerst als concept opslaan en later verder bewerken.

Wat ontvangt de ondertekenaar?

De ondertekenaar ontvangt een e-mail met een knop of beveiligde link naar de ondertekenomgeving.

Na het openen van de link:

doorloopt de ondertekenaar eventueel de ingestelde verificatie;
bekijkt de ondertekenaar het PDF-bestand;
klikt de ondertekenaar op Alle documenten ondertekenen;
plaatst de ondertekenaar een digitale handtekening;
bevestigt de ondertekenaar de ondertekening;
wordt het ondertekende document beschikbaar gesteld aan alle betrokken partijen.

De ondertekenaar kan dit uitvoeren via een computer, tablet of smartphone en heeft hiervoor geen eigen SecuDoc-account nodig.

Het ondertekende document downloaden

Zodra het document is ondertekend, ontvangt u een e-mail met een beveiligde downloadlink. Open de link en doorloop eventueel de ingestelde verificatie. Vervolgens kunt u het ondertekende PDF-bestand downloaden. Wanneer u extra ontvangers bij terugkeer heeft toegevoegd, ontvangen zij eveneens toegang tot het ondertekende document.

Alle ondertekenaars ontvangen altijd een downloadlink, u als SecuDoc-gebruiker/initiator ook.

De status van een Ondertekening bekijken

Na het versturen verschijnt een samenvatting van de Ondertekening. U kunt deze later ook terugvinden in het overzicht met verzendingen. Afhankelijk van de gebruikte instellingen ziet u onder meer:

wanneer de Ondertekening is aangemaakt en verzonden;
aan welke ondertekenaars het document is verstuurd;
of de uitnodiging is verzonden;
of de beveiligde omgeving is geopend;
of het document is bekeken;
of het document is ondertekend;
of het ondertekende document is gedownload;
wanneer de Ondertekening verloopt.

Klik op een ondertekenaar of gebeurtenis om meer informatie in de audit trail te bekijken.

Een Ondertekening intrekken

Wilt u voorkomen dat het document nog wordt ondertekend? Dan kunt u de Ondertekening intrekken, zolang deze nog beschikbaar en niet volledig afgerond is. Na het intrekken kan de ondertekenaar de beveiligde omgeving niet meer openen. Documenten die al zijn gedownload, kunnen niet op afstand worden verwijderd.

Problemen met openen of ondertekenen

Controleer bij problemen eerst:

of de Ondertekening nog geldig is;
of het e-mailadres van de ondertekenaar correct is;
of de verificatiecode nog geldig is;
of de uitnodigingsmail in de spamfolder is terechtgekomen;
of het document een geldig PDF-bestand is;
of de browser van de ondertekenaar actueel is;
of alle verplichte stappen zijn afgerond.

Blijft het probleem bestaan? Neem dan contact op met support en vermeld waar mogelijk het referentienummer van de Ondertekening. Stuur geen vertrouwelijke documenten, wachtwoorden of verificatiecodes mee.