SecuDoc Filechecker: Integriteit van bestanden controleren

Gewijzigd op Ma, 3 Aug om 4:15 PM

Met de SecuDoc Filechecker controleert u of een bestand identiek is aan de versie die eerder via SecuDoc is verwerkt. De Filechecker vergelijkt hiervoor de digitale vingerafdruk van het bestand met de vingerafdruk die bij de oorspronkelijke verzending is vastgelegd.

Zo kunt u vaststellen of de inhoud van een bestand na verzending is gewijzigd.

Goed om te weten: het bestand wordt niet naar SecuDoc geüpload. De digitale vingerafdruk wordt lokaal in uw browser berekend.

Wat is een digitale vingerafdruk?

Een digitale vingerafdruk, ook wel een hash genoemd, is een unieke reeks tekens die op basis van de inhoud van een bestand wordt berekend.

Wanneer de inhoud van een bestand verandert, verandert ook de digitale vingerafdruk. Hierdoor kan de Filechecker controleren of een bestand nog overeenkomt met de oorspronkelijk verzonden versie.

De Filechecker beoordeelt niet de inhoud of geldigheid van het document. De controle geeft alleen aan of het bestand technisch overeenkomt met een bestand uit de betreffende SecuDoc-verzending.

Wat heeft u nodig?

Voor de controle heeft u nodig:

het bestand dat u wilt controleren;
het SD-nummer van de oorspronkelijke SecuDoc-verzending;
een actuele webbrowser.

Het SD-nummer is de unieke referentie van een verzending en heeft bijvoorbeeld de volgende vorm:

SD-SD-20260731-03737

U vindt dit nummer onder meer in de notificatie-e-mail, de verzonden e-mail of bij de details van de verzending in SecuDoc.

Een bestand controleren

Ga in uw browser naar de SecuDoc Filechecker: https://filechecker.secudoc.app/:

Voer vervolgens de volgende stappen uit:

Vul het SD-nummer van de oorspronkelijke verzending in.
Klik op Bestand kiezen.
Selecteer het bestand dat u wilt controleren.
Wacht totdat de digitale vingerafdruk lokaal is berekend.
Bekijk de uitkomst van de controle.

Hoe wordt het bestand verwerkt?

De Filechecker leest het geselecteerde bestand lokaal in uw browser en berekent daarvan een digitale vingerafdruk.

Alleen deze vingerafdruk wordt gebruikt voor de vergelijking met de gegevens die bij de oorspronkelijke verzending zijn opgeslagen. Het bestand zelf wordt niet naar SecuDoc geüpload.

Hierdoor kan de integriteit worden gecontroleerd zonder dat de inhoud van het bestand opnieuw hoeft te worden verstuurd.

Mogelijke uitkomsten

Na de controle geeft de Filechecker één van de volgende uitkomsten.

Uitkomst	Betekenis
De integriteit klopt	De inhoud van het bestand komt overeen met de eerder via SecuDoc verwerkte versie.
Bestandsnaam is gewijzigd	De inhoud van het bestand is gelijk, maar de bestandsnaam wijkt af van de naam in de oorspronkelijke verzending.
Integriteit klopt niet	De inhoud van het bestand is gewijzigd of het bestand maakte geen onderdeel uit van de opgegeven verzending.

De integriteit klopt

Deze melding betekent dat de digitale vingerafdruk van het gecontroleerde bestand overeenkomt met de vingerafdruk uit de oorspronkelijke SecuDoc-verzending. Hieruit volgt dat de inhoud van het bestand sinds de verwerking door SecuDoc niet is gewijzigd.

De bestandsnaam is gewijzigd

Een wijziging van alleen de bestandsnaam verandert de inhoud van het bestand niet. De digitale vingerafdruk kan daarom nog steeds overeenkomen.

De Filechecker meldt in dat geval dat de integriteit klopt, maar dat het bestand onder een andere naam wordt gecontroleerd.

De integriteit klopt niet

Deze melding kan verschillende oorzaken hebben:

de inhoud van het bestand is gewijzigd;
het bestand is opnieuw opgeslagen of geconverteerd;
metadata in het bestand is gewijzigd;
het verkeerde SD-nummer is ingevoerd;
het bestand maakte geen onderdeel uit van de opgegeven verzending;
een andere versie van het bestand is geselecteerd.

Controleer eerst of u het juiste bestand en SD-nummer gebruikt. Vergelijk het bestand zo nodig met de versie die rechtstreeks vanuit de oorspronkelijke SecuDoc-verzending is gedownload.

Ook een ogenschijnlijk kleine wijziging, zoals opnieuw opslaan, converteren of aanpassen van metadata, kan leiden tot een andere digitale vingerafdruk.

Wat bewijst de Filechecker?

Een positieve uitkomst bevestigt dat het gecontroleerde bestand technisch overeenkomt met de versie waarvan SecuDoc tijdens de oorspronkelijke verzending een digitale vingerafdruk heeft vastgelegd.

De Filechecker bevestigt niet:

wie het document heeft opgesteld;
of de inhoud juridisch juist is;
of een handtekening rechtsgeldig is;
of het document buiten SecuDoc op een bepaalde manier is gebruikt;
of het bestand vrij is van schadelijke software.

Gebruik voor aanvullende informatie over een verzending ook de audit trail en overige verzendgegevens in SecuDoc.

Problemen met de controle

Controleer bij problemen eerst:

of het SD-nummer volledig en correct is ingevoerd;
of u het juiste bestand heeft geselecteerd;
of het bestand onderdeel was van de opgegeven verzending;
of uw browser actueel is;
of JavaScript in de browser is toegestaan;
of de internetverbinding beschikbaar is.

Blijft de controle mislukken? Neem dan contact op met SecuDoc-support en vermeld het SD-nummer en de getoonde foutmelding. Stuur het vertrouwelijke bestand niet mee, tenzij dit vooraf met support is afgestemd.