Meerdere gebruikers importeren via CSV

Gewijzigd op Ma, 3 Aug om 9:29 AM

Beheerders kunnen meerdere gebruikers tegelijk toevoegen aan SecuDoc door een CSV-bestand te importeren. Na het uploaden koppelt u de kolommen uit het bestand aan de juiste gebruikersgegevens en controleert u de gegevens voordat de gebruikers definitief worden aangemaakt.

Goed om te weten: minimaal de kolommen Naam en E-mail moeten aanwezig en geselecteerd zijn. Zonder deze kolommen kan de import niet worden gestart.

Naar Gebruikers importeren gaan

Klik boven het gebruikersoverzicht op Gebruikers importeren. U komt vervolgens op het scherm Nieuwe gebruikers importeren.

Het CSV-bestand voorbereiden

Maak een CSV-bestand met één gebruiker per rij. Neem in ieder geval een kolom op voor:

de volledige naam;
het e-mailadres.

U kunt daarnaast aanvullende gegevens opnemen, zoals:

telefoonnummer;
taal (bijv. NL. EN);
rol (bijv. Gebruiker, Beheerder).

Welke gegevens tijdens het importeren gekoppeld kunnen worden, hangt af van de beschikbare importvelden in uw SecuDoc-omgeving.

Gebruik bij telefoonnummers een mobiel nummer in internationale notatie, bijvoorbeeld:

+31612345678

Controleer vóór het uploaden of:

iedere gebruiker op een afzonderlijke rij staat;
de eerste rij duidelijke kolomnamen bevat;
ieder e-mailadres correct en uniek is;
telefoonnummers in internationale notatie staan;
er geen lege tussenregels aanwezig zijn;
het bestand als CSV is opgeslagen.

Het CSV-bestand uploaden

Klik op Uploaden en controleren en selecteer het CSV-bestand. SecuDoc leest het bestand in en toont daarna een controlescherm met een voorbeeld van de gevonden gebruikers en kolommen.

Kolommen koppelen

Boven iedere kolom staat een keuzemenu. Geef hiermee aan welk type gegevens de betreffende kolom bevat.

Selecteer in ieder geval:

Kolomtype	Toelichting
Naam	De volledige naam van de gebruiker.
E-mail	Het zakelijke e-mailadres waarmee de gebruiker wordt aangemaakt.

Andere beschikbare kolomtypen kunnen onder meer zijn:

Kolomtype	Toelichting
Telefoonnummer	Het mobiele telefoonnummer van de gebruiker, bij voorkeur in internationale notatie.
Taal	De taal die voor de gebruiker moet worden ingesteld.
N.v.t.	De gegevens in deze kolom worden niet geïmporteerd.

De knop Importeren wordt pas beschikbaar nadat minimaal één kolom als Naam en één kolom als E-mail is geselecteerd.

Een kolom die niet nodig is, laat u op N.v.t. staan. De gegevens uit deze kolom worden dan overgeslagen.

De voorbeeldgegevens controleren

Controleer in het overzicht of de kolommen correct zijn gekoppeld. Let vooral op:

of namen onder Naam staan;
of e-mailadressen onder E-mail staan;
of telefoonnummers correct worden herkend;
of de taal juist is ingesteld;
of lege of onbruikbare kolommen op N.v.t. staan;
of er geen kopregel als gebruiker wordt geïmporteerd.

Klik eventueel op Toon meer om aanvullende regels uit het CSV-bestand te bekijken.

Gebruikers importeren

Klik op Importeren wanneer de kolommen correct zijn gekoppeld en de voorbeeldgegevens kloppen. SecuDoc verwerkt vervolgens de gebruikers uit het CSV-bestand. Controleer na afloop in Gebruikersbeheer of alle gebruikers correct zijn toegevoegd. Afhankelijk van de configuratie kan het nodig zijn om daarna per gebruiker aanvullende instellingen te controleren, zoals:

de gebruikersrol;
tweestapsverificatie;
het standaard verzendprofiel;
het telefoonnummer;
de manier waarop het eerste wachtwoord wordt ingesteld.

Problemen met importeren

Controleer bij problemen eerst:

of het bestand daadwerkelijk als CSV is opgeslagen (niet alleen als bestandsnaam maar ook als daadwerkelijke indeling van de inhoud van het bestand);
of minimaal Naam en E-mail zijn geselecteerd;
of alle verplichte gegevens zijn ingevuld;
of e-mailadressen correct en uniek zijn;
of telefoonnummers in internationale notatie staan;
of het bestand geen ongeldige tekens of lege rijen bevat;
of er voldoende gebruikerslicenties beschikbaar zijn.

Kunt u het bestand niet importeren? Pas het CSV-bestand aan en upload het opnieuw. Maak bij grotere imports eerst een proefbestand met enkele gebruikers om de kolomindeling te controleren.