Introductie

Deze handleiding beschrijft een manier om automatisch een disclaimer toe te voegen aan e-mails die via SecuDoc worden verzonden. U kunt de inhoud en opmaak van de disclaimer zelf kiezen (aan de hand van platte tekst of HTML). Een vereiste is wel dat uw mailserver gekoppeld is met SecuDoc zodat alle uitgaande mails via uw Exchange gaan. Een disclaimer kan aan de bovenkant en/of onderkant worden toegevoegd. Zie onderstaand voorbeeld (lichtgele balk).

Voorbereiding

1. Zorg dat u beheertoegang heeft tot uw Office 365 omgeving.
2. Controleer dat uw eigen mailserver gekoppeld is (kijk of dit aanstaat bij Instellingen > E-mailinstellingen > Gebruik eigen mailserver).

Een Mail Flow Rule aanmaken

1. Log in op het Exchange admin center (https://admin.exchange.microsoft.com/).
2. Ga naar Mail flow > Rules.
3. Voeg een nieuwe Rule toe.
4. Stel de Mail Flow Rule in:
   1. Geef de Rule een duidelijke naam (bijv. "SecuDoc Disclaimer").
   2. Apply this rule if:
      • The Sender ... is external/internal: The sender is located 'InOrganization'.
      • And The message headers ... includes any of these words: 'X-SecuDoc' message header includes '1.0'
   3. Do the following:
      • Apply a disclaimer to the message ... prepend/append a disclaimer (kies zelf of u deze bovenaan of onderaan de mail wilt hebben):
        Prepend [zelf uw tekst invoeren] and fall back to action 'Wrap' if the disclaimer can't be inserted
5. Klik op Next, Enforce, Next en Finish om de regel door te laten voeren.
6. Schakel de nieuwe regel in (klik op Disabled en in het paneel op de schuifknop bij Enable tot de status veranderd naar Enabled)
   
7. Test de Mail Flow Rule door een paar overdrachten met SecuDoc te versturen en een paar overdrachten normaal pere-mail te versturen en kijk of de disclaimer respectievelijk wel en niet verschijnt.
   Let op; het kan tot 5 minuten duren voordat de regel daadwerkelijk van toepassing is. Houdt hier met het testen rekening mee.

Voorbeeld HTML-disclaimer

Het is mogelijk om HTML te gebruiken om de disclaimer op te maken. De HTML-code kan direct in het invoerveld worden ingevoegd. Zie onderstaand voorbeeld:

<table border=0 cellspacing=0 cellpadding=0 align="center" width="100%">
  <tr>
    <td width="100%" cellpadding="7px 6px 7px 15px" style="background: #fffdd9; padding: 15px 50px 15px 50px; word-wrap: break-word; border-top: 1px solid #bbb; border-bottom: 1px solid #bbb;">
      <div style="color: #444; text-align: center; font-size: 12px;">
        This Secure Mail was sent with SecuDoc. Please find more information here: <a href="https://www.secudoc.nl/">www.secudoc.nl</a> 
      </div>
    </td>
  </tr>
</table>

Voorbeelden van disclaimerteksten

Prepend disclaimers (bovenaan de e-mail)

• Deze Veilige Mail bevat mogelijk toegangscodes, veilige links en/of toegangssleutels. Beantwoord deze mail niet/stuur deze mail nooit door.
• Wij gebruiken SecuDoc voor veilige communicatie. Lees meer op www.organisatie.nl/over-secudoc. (vervang de link met uw eigen uitleg-URL)
• Deze e-mail is beveiligd door [naam van uw organisatie] verzonden via SecuDoc.

Append disclaimers (onderaan de e-mail)

• De inhoud van deze e-mail is automatisch beveiligd via SecuDoc.
• Deze e-mail is veilig verzonden via SecuDoc. Vragen? U kunt onze beheerder bereiken op naam@organisatie.nl (vervangen met e-mailadres van uw SecuDoc-beheerder/IT-afdeling).