Nieuwe Ondertekening (bestanden veilig en snel laten ondertekenen)

Gewijzigd op Wo, 19 Jan, 2022 om 4:02 PM

Wat is een Nieuwe Ondertekening?

Met een Nieuwe Ondertekening stuur je veilig één of meerdere PDF-bestanden ter ondertekening naar 1 of meerdere ontvangers. De ontvanger krijgt per e-mail een veilige downloadlink (optioneel beveiligd met een tweestapsverificatie die is in te stellen bij ''geavanceerde opties of bedrijfsinstellingen). De ontvanger kan na het openen van de downloadlink het bestand inzien, zodra de ontvanger akkoord is met het bestand wat moet worden ondertekend kan hij of zij het bestand direct ondertekenen. Dit kan met zijn of haar smartphone maar ook gewoon via de computer met de muis. Zodra de ontvanger het bestand heeft gedownload ontvangt de verstuurder van de ondertekening het ondertekende bestand, de persoon die het bestand heeft ondertekend en eventueel een extra ontvanger (optioneel) zoals bijvoorbeeld een administratieve afdeling.

Een Ondertekening versturen

1 Klik op Nieuwe Ondertekening

Kies in het Dashboard voor Nieuwe Ondertekening

2 Kies een onderwerp voor je Ondertekening

Vul een onderwerp in voor de herkenbaarheid van de Ondertekening voor jou en je ontvanger. Deze verschijnt in de e-mail en het downloadportaal voor de ontvanger, en in het audit trail. (Kies optioneel een ander verzendprofiel bij Verzenden als.)

3 Upload je PDF-bestand

Je kan je bestand ter ondertekening in het scherm slepen vanuit je Windows Verkenner of Apple Finder, op Bladeren klikken. Bij een Nieuwe Ondertekening worden alleen PDF-bestanden ondersteunt.

Het uploaden begint direct na het selecteren van bestanden. Je kan intussen tijd gewoon verder met het kiezen van contactpersonen en andere instellingen, het uploaden gaat op de achtergrond gewoon door.

4 Kies je ontvanger(s)

Vul hier de namen en e-mailadressen van de ontvangers in (minimaal 1 persoon, geen maximum) en klik op toevoegen.

Heb je al eens eerder een bestand naar iemand verstuurd? De persoon verschijnt automatisch in een suggestieveld waardoor deze direct te selecteren is. Is een persoon nieuw? Er verschijnt een nieuw dialoog waarin je de contactinformatie eventueel aan kunt vullen:

5 Extra ontvanger(s) bij terugkeer

Zodra het bestand is ondertekend door de ontvanger van de ''nieuwe ondertekening'' kan het ondertekende bestand ook naar meerdere personen veilig worden verstuurd. Zo ontvangt niet alleen de verstuurder van de nieuwe ondertekening het bestand ondertekend weer terug maar ook bijvoorbeeld een administratieve afdeling of een notariaat etc.

6 Plaatsing van handtekening

Hier geef je aan op welke positie de handtekening moet komen te staan, je hebt de keuze tussen linksonder of rechtsonder. Op dit moment is het nog niet mogelijk om de precieze plaatsing van de handtekening aan te geven. Ook komt de handtekening op iedere pagina te staan. Wij zijn druk bezig om deze opties (precieze plaats en keuze pagina) toe te voegen aan de functie ''Nieuwe Ondertekening''. Kijk voor updates over de nieuwe ondertekenfunctie bij ''Kenniscentrum'' -> ''SecuDoc LAB'' of ''versie-updates''.

7 Voer een bericht in (optioneel)

Met deze functie kan je een begeleidend schrijven toevoegen die met de Nieuwe Ondertekening wordt meegestuurd (zowel in de mail als in het ondertekenportaal zichtbaar).

8 Kies geavanceerde instellingen (optioneel)

Door op Geavanceerde opties te klikken komen extra mogelijkheden beschikbaar. Hier kunnen zaken worden ingesteld zoals:

of een Ondertekening direct wordt uitgestuurd of op een bepaalde (geagendeerde) datum (Verzenddatum)
hoe lang een Ondertekening na verzending geldig blijft (en hoe lang de bestanden dus beschikbaar blijven tot ze worden verwijderd) (Geldig tot)
welke extra beveiliging nodig is om het PDF-bestand te kunnen ondertekenen (Tweestapsverificatie)
of zowel jij als de ontvanger een herinnering krijgen één dag voordat de Ondertekening dreigt te verlopen (Herinneringen)
of de ontvanger(s) (dus ook de eventuele extra ontvanger bij terugkeer) zichzelf moeten verifiëren doormiddel van tweestapsverificatie bij ontvangst van het ondertekende bestand (Tweestapsverificatie bij terugkeer).

9 Klik op Opslaan en verzenden

Door te klikken op Opslaan en verzenden wordt de overdracht vrijwel direct uitgestuurd wanneer je hebt gekozen voor direct versturen. Wanneer je hebt gekozen voor ''geagendeerd versturen'' wordt de ondertekening uiteraard pas verstuurd op het aangegeven tijdstip en datum. Je kunt de ondertekening ook opslaan als concept, dit concept komt dan in het overzicht te staan met alle andere overdrachten, droplinks, boemerangs en ondertekeningen. Je kunt nadat je de ondertekening hebt opgeslagen als concept het altijd nog wijzigen voordat je het wel verstuurd.

Na de verzending

Na het verzenden verschijnt automatisch een samenvatting van de Overdracht, dit is onze audit trail. Je kunt hier de reis volgen die het bestand aflegt of heeft afgelegd. Ook kan je hier precies zien wanneer de ondertekening is verstuurd en of er Tweestapverificatie nodig is/was. In dit scherm is naast de instellingen per ontvanger te zien:

of de ondertekening is uitgestuurd (normaliter wordt dit direct uitgestuurd, op drukke momenten kan dit tot max. 5 minuten duren, en geagendeerde Overdrachten worden pas uitgestuurd op de geselecteerde datum)
of de e-mail met de veilige link naar het portaal voor ondertekening is geopend/gelezen door de ontvanger (deze functie werkt met een conversiepixel en werkt dus alleen wanneer de ontvanger de afbeeldingen van de e-mail download, op bepaalde platformen zoals iOS (iPhone) wordt dit altijd gedaan)
of de document(en) zijn gelezen door de ontvanger
of de document(en) zijn ondertekend door de ontvanger
of de bestanden zijn gedownload bij terugkeer (de ondertekende bestanden)