SecuDoc Outlook Add-in installeren (alleen bij Mail Integration)

SecuDoc beschikt over een Outlook Add-in waarmee u kunt kiezen of u een e-mail via SecuDoc (standaard) of niet via SecuDoc wilt laten lopen. Deze extensie kunt u momenteel alleen als beheerder toevoegen aan uw omgeving, waarna gebruikers deze handmatig kunnen toevoegen.

Toevoegen van de Add-in aan de omgeving (alleen voor beheerders)

Voordat gebruikers de SecuDoc Add-in kunnen inschakelen, dient u deze als beheerder toe te voegen aan een omgeving:

1. Navigeer naar uw Office 365 beheeromgeving (https://admin.microsoft.com/).
2. Kies in het linker zijmenu voor "Instellingen" > "Geïntegreerde apps".
3. Druk op de knop "Aangepaste apps uploaden".
4. Kies bij App-type voor "Office invoegtoepassing".
5. Kies de optie Koppeling naar manifestbestand opgeven en voer de URL https://outlook.secudoc.app/manifest.xml in.
6. Druk op Valideren en vervolgens op Volgende.
   
7. Kies voor "Hele organisatie" of (indien gebruik niet organisatie-breed is) kies specifieke gebruikers/groepen en druk op Volgende.
   
8. Bekijk de samenvatting en druk op Volgende en daarna op Voltooien
   
9. De SecuDoc Add-in wordt na enige tijd automatisch beschikbaar voor gebruikers.

Het kan tot 24u duren voordat de Add-in zichtbaar is voor gebruikers in Outlook Web en tot 48u voordat deze zichtbaar wordt in Outlook Desktop App voor Windows en Mac.

2 Vastpinnen van de Add-in voor gebruikers

Nadat de beheerder de Add-in heeft uitgerold verschijnt deze na enige tijd voor gebruikers, eerst op de webomgeving en later ook in de Outlook Desktop App. Gebruikers kunnen indien gewenst de SecuDoc Add-in vastpinnen in hun Outlook lint door de volgende stappen te volgen:

1. Open uw Outlook webmail (bijv. https://outlook.office.com).
2. Klik linksboven op "Nieuwe e-mail".
3. Klik op de Apps knop (vierkant met 4 kleine blokjes erin).
    
4. Klik met de rechtermuisknop op SecuDoc Mailintegratie en kies in het contextmenu voor "Vastpinnen".

Na vastpinnen van de Add-in in de online versie van Outlook zal deze instelling automatisch worden toegepast op nieuwere versies van de Outlook Desktop App; hier kan tot 24u overheen gaan.

3 Inschakelen van de Add-in voor gebruikers met oudere Outlook-versies

Indien gebruik gemaakt wordt van een oudere versie van Outlook (in Microsoft-terminologie de zogenaamde "de klassieke versie van Outlook" in tegenstelling tot "het Nieuwe Outlook"), dient u de Add-in soms nog toe te voegen per gebruiker. U kunt dat als volgt doen:

1. Open uw Outlook Desktop App (klassieke versie).
2. Klik op Bestand > Invoegtoepassingen beheren.
3. Zet bij Invoegtoepassingen beheren in de kolom Ingeschakeld een vinkje bij "SecuDoc Mail Integration".

4 Problemen met de Add-in

4.1 Add-in wil niet via de URL installeren in het Exchange beheerportaal

De volgende stappen beschrijven een alternatieve methode om als beheerder de SecuDoc Add-in toe te voegen aan een Office 365 omgeving wanneer invoer via de URL niet werkt in het scherm "Organization" > "Add-ins".

1. Open de link https://outlook.secudoc.app/manifest.xml en sla het bestand op (in Windows met [Control] + [S], in MacOS met [Command] + [S]) in een lokatie waar deze makkelijk terug te vinden is (bijv. de Downloads-folder).
2. Klik in het Add-in scherm op het plusje om een add-in toe te voegen en kies voor "Toevoegen via bestand" en kies het zojuist gedownloade .xml-bestand.

Nu is de Add-in toegevoegd aan de Office 365 omgeving.

4.2 Add-in toont in de desktop-app Outlook op Windows een wit leeg scherm

Dit probleem kan meerdere oorzaken hebben.

1. Controleer of u een recente versie van de Outlook desktop app draait, en update uw Outlook waar mogelijk.
2. Voeg SecuDoc toe aan "Trusted sites" / "Vertrouwde websites" op de betreffende computer (Configuratiescherm > Netwerk en internet > Internetopties > Tab Beveiliging > Vertrouwde websites > Websites, voeg https://secudoc.app hieraan toe).